Birlikte düşünerek yeni içeriklerin geliştirildiği, sinerjinin ve takım olma bilincinin paylaşıldığı toplantılar ideal olarak kabul edilse de, global banka çalışanları arasında yapılan bir araştırmada, “Katıldığınız toplantılarda içeriğe katkı sağlar mısınız?” sorusuna “Her zaman katkı sağlarım” diyenlerin oranının yalnızca yüzde 35 olduğu ortaya çıktı.

Harvard Business Review’de yayınlanan makalede, global banka çalışanlarının yalnızca yüzde 35’inin katıldıkları toplantılarda içeriğe katkı sağladığı ortaya çıktı. Yöneticiler için ideal bir toplantı, hiç kuşkusuz toplantıdaki herkesin katılım gösterdiği, farklı bakış açılarıyla zenginleşmiş bir içeriğe sahip olsa da çok az sayıda toplantının bu şekilde gerçekleştiği görülüyor. Katılımcıların büyük çoğunluğunun katkı sağlamadığı toplantılarda her zaman gözden kaçan üç grup var: içine kapanık kişiler, merkez ofisten uzakta çalışanlar ve kadınlar.

İşte bir yönetici olarak toplantılarınızı bu üç kesim açısından verimli hale getirmenin yolları:

Sessiz çalışanlar

Diyelim ki bir yönetici olarak, son zamanlardaki istihdam durumunuzu çalışanlarınızla paylaşıp tartışma ortamı yaratmak istediğiniz bir toplantı düzenliyorsunuz. Böyle bir ortamda dışa dönük kimseler, toplantıda yeni bilgiler edindikleri için mutlu olup hemen konu üzerinde fikir üretmeye başlarlar. Sessiz kesim ise, dışa dönüklerin baskın varlığı karşısında dezavantajlı duruma düşen tarafta yer alır. Tartışmaya dahil edilmeyen sessiz taraf ile aktif taraf bir sonraki toplantıda görüşmek üzere dağıldıklarında, ekibin hep birlikte düşünüp üretme şansı çoktan kaybedilmiş olur. Böyle bir tabloda, içine kapanıkların şevki kırılır ve toplantılara gelecekte de katkıda bulunmamaya devam ederler.

Üstesinden nasıl gelinir?

Toplantının amacı ve konusuyla ilgili bilgiler toplantıdan önce katılımcılarla paylaşılarak toplantı planını kapsayan belirli tartışma soruları oluşturulmalıdır. Toplantı sırasında sessiz kişilere söz verilerek proaktif olarak katılımları sağlanmalıdır. Örneğin “Banu Hanım, tartışmanın buraya kadarki bölümünde dikkatinizi neler çekti?”, “Siz neler düşünüyorsunuz?” şeklinde sorular sorulmalıdır. Toplantı sonrasında ise toplantının özeti çalışanlarla paylaşılmalı, toplantıdan sonra akla gelen fikirlerin paylaşılması istenmelidir. Örneğin yöneticiler, devam eden süreçte tüm çalışanlara, “Görüşmemizden sonra konu hakkında yeni fikirler üreten varsa bunları duymak isterim” gibi bir mail atabilir.

Bölge ofislerinde çalışanlar

Kuruluşların dağınık ekiplere ve bölge ofislerine bölünmesiyle birlikte sanal toplantılara olan talep de gittikçe artıyor. Teknoloji, dünyanın öbür ucundaki bir ekip üyesinin bile kolayca katılıp dâhil olabileceği, herkesin aynı odada olduğu hissine kapıldığı toplantılara olanak sağlasa da, bu toplantılar her zaman verimli geçemiyor. Burada kırılması gereken önyargı, “gözden ırak olan gönülden de ırak olur ”düşüncesi olarak öne çıkıyor. Araştırmada, telekonferans şeklindeki toplantılara katılanların, toplantının gerçek bir toplantı havasında geçmediğini düşündüğü ortaya çıkmış.

Üstesinden nasıl gelinir?

Toplantının amacı, hedefleri ve konferans sırasında telefondan takibi kolaylaştıracak materyaller toplantı öncesinde katılımcılarla paylaşılmalıdır. Uzaktan katılımcıların toplantıyı eş zamanlı olarak takip edebilmelerini sağlayan Skype for Business, WebEx ya da GoToMeeting gibi sanal toplantı teknolojileri kullanılmalıdır. Toplantı sırasında uzaktan katılımcılara mutlaka söz verilmelidir. Bazen toplantı durdurulmalı ve katılımcıların konuşulanları iyi duyup duymadıkları ve sohbeti takip edip edemedikleri kontrol edilmelidir. Toplantıda görüşülen konuları, kararları ve eylemleri yansıtan anahtar kelimelerden oluşan notlar toplantı sonrasında çalışanlarla paylaşılmalıdır.

Kadınlar

Yapılan çalışmalarda varılan ortak sonuçlar gösteriyor ki, toplantılarda kadınların sözü daha sık kesiliyor ve fikirleri daha az dikkate alınıyor.

Üstesinden nasıl gelinir?

Kritik bir karar alınırken, masadaki herkesin fikri sorulup dengeleyici bir rol üstlenerek eşitlikçi bir ortam yaratılmalıdır. Toplantıda üzerinde tartışılan konu kadınlar ve erkekler olarak ele alınmaya başlandığında tartışma sonlandırılıp kabahatli davrananlarla toplantı sonrasında görüşülmeli ve bu davranışlarına dikkat çekilmelidir.

Şüphesiz ki bir toplantının verimini düşüren başka durumlar da var, ama bu üç durum kaliteli bir diyalog kurulmasındaki başlıca engelleri oluşturuyor. Bu problemli durumların üstesinden gelinmesiyle çalışanların takım olma bilinci artabilir. Bu hem tüm potansiyelini rahatça yansıtan mutlu bir çalışan hem de mutlu bir iş yeri anlamına gelir.